「母集団形成から選考運営まで、少人数ではとても手が回らない」。そう悩む採用担当者は少なくありません。
求人広告の出稿や運用はある程度自社でこなせていても、応募者対応や面接日程の調整まで重なると、本来力を入れるべき面接や採用戦略の検討にまで手が回らなくなってしまいます。
こうした負担を軽くする選択肢が採用代行です。採用業務をすべて外部に任せるイメージを持たれがちですが、実際には負担の大きい業務だけを部分的に任せることもできます。
この記事では、採用代行とはどんなサービスなのか、依頼できる業務や費用相場、メリット・デメリット、向いている会社、選び方、導入の流れまでをわかりやすく解説します。
【目次】
1.採用代行とはどんなサービス？
採用代行とは、企業の採用業務の一部または全部を外部の専門会社に委託できるサービスです。
RPOとも呼ばれ、母集団形成から選考運営、内定後のフォローまで幅広い業務を任せられます。まずは全体像から確認していきましょう。
1-1.採用代行ができること
採用代行でできることは、採用活動のほぼ全工程に及びます。
具体的には、求人媒体の選定や求人原稿の作成・運用、ダイレクトリクルーティングのスカウト送信、応募者への連絡、書類選考のサポート、面接日程の調整、合否連絡、内定者フォローまでが対象です。
採用計画の立案や採用データの分析といった企画寄りの支援に対応する会社もあります。
採用代行はRPOとも呼ばれます。
詳しくは記事「採用代行とRPO」をご覧ください。
採用代行は、すべてを任せる必要はありません。求人広告の運用だけ、応募者対応だけといった部分的な委託から始められる点が特徴です。
1-2.採用代行会社が担う役割
採用代行会社の役割は、単なる作業の代行にとどまりません。
多くの企業の採用を支援してきた知見をもとに、自社では気づきにくい課題を整理し、求人原稿やスカウト文面、選考プロセスの改善を提案する伴走的な役割も担います。採用担当者が抱えがちな定型業務やノンコア業務を引き受けることで、担当者が面接や現場との連携といったコア業務に集中できる環境を整えます。これが採用代行会社に期待される役割です。
1-3.採用代行が注目される背景
採用代行が注目される背景には、採用難易度の高まりがあります。
少子高齢化による労働人口の減少で、人材の確保はこれまで以上に難しくなりました。転職が一般化して人材の流動性が高まり、企業は常に採用と向き合わざるを得ない状況です。
加えて、求人サイト、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用など、採用手法は年々多様化しています。
手法が増えたぶん運用は複雑になり、採用担当者の業務量は増え続けています。とりわけ中小企業では、一人または少人数で採用業務を兼務しているケースが多く、母集団形成から選考運営まで手が回らない状態に陥りがちです。
こうした負担を外部の力で補う手段として、採用代行の需要が高まっています。
2.採用代行に依頼できる業務の種類
採用代行に任せられる業務は幅広く、採用の流れに沿って「母集団形成」「選考運営」「内定後フォロー」の3つの段階に整理できます。それぞれどこまで委託できるのかを見ていきましょう。
2-1.母集団形成に関わる業務
母集団形成では、求人媒体の選定や求人原稿の作成・運用、ダイレクトリクルーティングのスカウト文面の設計と送信、合同説明会やイベントの企画・運営などを委託できます。
なかでも求人広告の運用は、負担も大きくなりやすい業務です。
そのため「まず何を外に出すか」を考えるとき、求人広告運用は部分委託の入り口として選ばれやすい領域だといえます。
2-2.選考運営に関わる業務
選考運営では、応募者への初期対応や問い合わせ対応、書類選考のサポート、面接日程の調整、選考進捗の管理、合否連絡などを任せられます。
応募後の初期対応が遅れると、求職者の志望度が下がり、他社の選考へ流れてしまうことも少なくありません。
応募者対応をスピーディにおこなえる体制を整えることで、選考辞退の防止につながります。日程調整のような定型業務ほど、委託による効果を実感しやすい領域です。
2-3.内定後フォローに関わる業務
内定後フォローでは、内定者への定期的な連絡、フォロー面談の調整、入社前の不安を解消するコミュニケーション、入社後の定着支援などを委託できます。
内定を出してから入社までの期間は、内定辞退が起こりやすいタイミングです。
とくに採用担当者の手が足りないと、連絡が途切れて内定者が不安を抱えてしまうこともあります。この時期のフォローを外部に支えてもらうことで、せっかく決まった採用を取りこぼしにくくなります。
3.採用代行を利用するメリット
採用代行を利用するメリットは多岐にわたりますが、なかでも採用担当者が実感しやすいのが「工数削減」「ノウハウの補完」「母集団形成の質の安定」の3点です。順に見ていきます。
3-1.採用担当者の工数が減る
採用代行の最も分かりやすいメリットは、採用担当者の業務負担を減らせることです。
求人原稿の作成や応募者対応、面接日程の調整、スカウト配信といった業務は件数が増えるほど工数がふくらみます。
これらを外部に委託できれば、担当者は面接や採用戦略の検討、現場との連携といった、人が関わるべきコア業務に集中しやすくなります。一人で採用を兼務している担当者ほど、負担軽減の効果は大きく表れます。
3-2.採用ノウハウを補える
採用代行会社は、多くの企業の採用を支援するなかで実践的なノウハウを蓄積しています。
効果的な求人媒体の選び方、返信率を高めるスカウト文面、応募者対応の適切なタイミングなど、自社だけでは気づきにくい改善点を取り入れられます。
社内に採用の専門人材がいなくても、外部の知見を借りることで採用活動の質を底上げできます。過去の他社事例をもとにした改善提案を受けられるのも、大きな利点です。
3-3.母集団形成の質が安定する
採用代行を活用すると、母集団形成の質を安定させやすくなります。
求人原稿の改善やスカウト運用の最適化、媒体ごとの出し分けといった施策を専門チームが継続的におこなうため、応募者の数だけでなく、求める人物像に近い候補者を集めやすくなります。
自社だけで運用していると繁忙期に手が回らず、母集団形成が止まってしまうこともあります。
外部に一定の運用を任せることで、採用活動を安定して回し続けられる点もメリットです。
4.採用代行を利用するデメリットと注意点
採用代行は便利なサービスですが、導入前に理解しておきたい注意点もあります。委託の仕方を誤ると、期待した効果が得られなかったり、かえって手間が増えたりすることもあります。
ここでは「コミュニケーションの手間が増える」「委託先によって成果に差が出やすい」という2つのデメリットと、その回避の視点を紹介します。いずれも、丸投げせず委託範囲を見極めることで軽減できます。
4-1.コミュニケーションの工数が発生する
外部に委託する以上、採用方針や求める人物像を正しく共有する手間は避けられません。
共有が不十分だと、応募者対応やスカウト内容が自社の意図とずれ、「応募数は増えても採用につながらない」という事態も起こり得ます。
企業文化や職場の雰囲気といった定量化しにくい要素こそ、丁寧に伝える必要があります。定期的なミーティングで進捗や応募者の傾向を共有し、認識のズレを早めに修正していく姿勢が欠かせません。
4-2.委託先によって成果に差が出やすい
採用代行の成果は、委託する会社によって大きく変わります。
求人媒体の運用に強い会社もあれば、スカウト運用や採用事務局の代行を得意とする会社もあり、自社の課題と支援内容が合っていないと期待した成果は得られません。
たとえば応募数の改善を目的としているのに、応募者対応中心の支援だけを依頼しても効果は限定的です。
自社の採用課題を整理したうえで、その課題に合ったパートナーを選ぶことが重要になります。
5.採用代行の費用相場
採用代行の費用は、料金体系と委託する業務範囲によって大きく変わります。料金体系は主に「月額固定型」「成果報酬型」「従量課金型」の3つに分かれ、それぞれ費用の考え方が異なります。
どれが適しているかは、採用のボリュームや委託したい範囲によって変わります。ここでは3つの型ごとに費用目安を整理するので、自社の予算感と照らし合わせながら比較検討してください。
5-1.月額固定型の費用目安
月額固定型は、毎月決まった金額を支払い、その範囲内で決められた業務を委託する料金体系です。
相場は月額10万〜70万円程度と幅があり、委託する業務量やポジションの難易度によって変動します。
毎月の支出が一定なので予算管理がしやすく、採用活動を継続的に進めたい企業に向いています。一定の応募数や複数ポジションを安定して回したい場合にも適しています。
一方で、採用が発生しない月でも費用は発生します。そのため、委託する業務範囲をあらかじめ明確にし、支払う金額に見合った業務を任せられているかを定期的に確認することが大切です。
まずは負担の大きい業務に絞って契約し、効果を見ながら範囲を広げる進め方が無理のない選択といえます。
5-2.成果報酬型の費用目安
成果報酬型は、採用決定時など成果が発生したタイミングで費用が生じる料金体系です。
相場は採用一人あたり60万〜120万円程度で、ほかの料金体系と比べると費用は高めの傾向があります。
成果が出なければ費用が発生しないため、採用できるか不透明な場合でもリスクを抑えて始めやすいのが特徴です。採用人数が少なく、確実に成果が出たぶんだけ支払いたい企業に向いています。
ただし、一人あたりの単価が高いため、採用人数が増えるほど総額がふくらみます。
大量採用を想定している場合はかえって割高になることもあるため、採用予定人数とあわせて総額を試算したうえで判断するとよいでしょう。
5-3.従量課金型の費用目安
従量課金型は、実際におこなった業務量に応じて費用が発生する料金体系です。
業務単位で料金が設定されており、たとえば面接日程の調整は月5万円程度から、応募者のスクリーニングは1回2,500円程度から、といった形で積み上がっていきます。
使ったぶんだけ支払うため、余分なコストが発生しにくく、「負担の大きい業務だけを部分的に任せたい」というニーズと相性がよい料金体系です。
すべてを丸投げする予算はないものの、特定の業務だけ外部に出したい企業に適しています。
一方で、委託する業務が増えるほど費用は積み上がります。どの業務をどれだけ任せるかを整理し、月ごとのおおよその総額を見積もっておくと安心です。
6.採用代行はどんな会社に向いている？
採用代行は、すべての企業に一律で必要なわけではありません。自社の採用体制や課題によって、向き不向きがあります。
ここでは、採用代行を導入することで効果を得やすい会社の特徴を3つ紹介します。
「採用担当者が不足している」「採用ノウハウが社内に蓄積されていない」「複数の採用チャネルを同時に動かしたい」のいずれかに当てはまる場合は、導入を前向きに検討する価値があります。
6-1.採用担当者が不足している会社
もっとも採用代行が向いているのは、採用担当者が不足している会社です。
中小企業では、一人または少人数が他業務と兼務しながら採用を担っているケースが多く見られます。
この状態では、求人原稿の作成や応募者対応、面接日程の調整といった業務だけで一日が終わってしまい、採用戦略の検討や面接の準備まで手が回りません。応募者への連絡が遅れて、選考途中の辞退を招くこともあります。
採用代行を活用し、定型業務やノンコア業務を外部に委託すれば、限られた人員でも採用活動を滞りなく進められます。
採用担当者は人が関わるべき業務に集中でき、少人数の体制でも採用の質とスピードを保ちやすくなります。
6-2.採用ノウハウが社内に蓄積されていない会社
採用ノウハウが社内に蓄積されていない会社にも、採用代行は有効です。
採用活動に本格的に取り組み始めたばかりの企業や、これまで採用を特定の担当者に頼ってきた企業では、効果的な求人の出し方やスカウトの設計といった知見が不足しがちです。
ノウハウがないまま自己流で進めると、応募が集まらなかったり、求める人物像と合わない候補者ばかりになったりと、採用がなかなか前に進みません。
採用代行会社は、多くの企業を支援してきた実践的なノウハウを持っています。
その知見を借りることで、自社だけでは到達しにくい採用活動の質を早い段階で確保できます。受けた改善提案を社内で共有していけば、将来の採用力向上にもつながります。
6-3.複数の採用チャネルを同時に動かしたい会社
複数の採用チャネルを同時に動かしたい会社も、採用代行に向いています。
求人サイトへの出稿、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用、人材紹介の活用など、チャネルを増やすほど接点は広がりますが、そのぶん運用や管理の負担は一気に増えます。
それぞれのチャネルで求人原稿を出し分け、応募者対応や進捗管理をおこなうのは、少人数の体制では現実的ではありません。どこかのチャネルが手薄になり、機会を逃すことにもなりかねません。
採用代行を活用すれば、複数チャネルの運用を専門チームに任せ、全体を安定して回せるようになります。
各チャネルの成果を比較しながら改善できるため、どの手法に力を入れるべきかの判断もしやすくなります。
7.採用代行会社選定時のチェックポイント
採用代行の成果は委託先によって変わるため、会社選びは慎重におこなう必要があります。
依頼して失敗しないためには、契約前に確認しておくべき基準があります。
ここでは「対応できる業務範囲」「費用体系」「支援実績や得意領域」という3つのチェックポイントを紹介します。いずれも、自社の採用課題を整理したうえで照らし合わせることが前提になります。
7-1.対応できる業務範囲を確認
まず確認したいのが、どこまでの業務を委託できるかです。
求人原稿の作成、媒体運用、スカウト送信、応募者対応、面接日程の調整、面接代行、採用データ分析など、対応範囲は会社によって異なります。
自社がどの業務を外に出したいのかを先に整理しておけば、対応可能な範囲とのミスマッチを防げます。
「依頼する業務」と「自社で続ける業務」を切り分けることで、重複や抜け漏れも起こりにくくなります。
7-2.費用体系を他社と比較
次に、費用体系を複数社で比較します。月額固定型、成果報酬型、従量課金型など、料金の考え方は会社ごとに異なり、同じ業務でも総額が変わることがあります。
比較の際は、金額の安さだけで判断しないことが大切です。提供されるサービス内容やサポート範囲、期待できる成果を含めて総合的に見極めます。
委託範囲と料金体系を自社に合わせて設計できれば、採用コストの最適化にもつながります。
7-3.支援実績や得意領域を確認
最後に、支援実績や得意領域を確認します。
採用代行会社には、新卒・中途、業界、職種などによって得意分野があります。
自社と近い業界や採用規模での実績があれば、課題への理解が深く、ノウハウを活かした支援を期待できます。
あわせて、専任担当者が付くのか、レポートや改善提案の頻度はどの程度かといったサポート体制も確認しておきましょう。
具体的な導入事例を公開している会社は、成果をイメージしやすく安心です。
8.採用代行利用の流れ
採用代行を実際に依頼する場合、どのような手順で進むのでしょうか。
ここでは「問い合わせから契約まで」「業務範囲のすり合わせ」「運用開始後の見直し」という3つのステップに沿って、導入の流れを確認します。
8-1.問い合わせから契約までの流れ
まずは気になる採用代行会社へ問い合わせ、資料請求や相談をおこないます。
その後の打ち合わせで、自社の採用課題やおこないたいことを伝え、委託したい業務の内容を共有します。
会社側から提案と見積もりを受け取り、対応範囲や費用、サポート体制を確認したうえで契約へと進みます。
この段階で複数社を比較し、自社の課題に最も合ったパートナーを選んでおくと、導入後のミスマッチを防げます。
8-2.業務範囲をすり合わせる
契約後は、委託する業務範囲を具体的にすり合わせます。どの業務をどこまで任せるのか、自社で続ける業務は何かを明確にし、役割分担を決めていきます。
あわせて、求める人物像や採用要件、採用方針、企業文化などを丁寧に共有します。
ここでの共有が不十分だと、後の認識のズレにつながります。応募数や採用人数といったKPIも設定しておくと、成果を客観的に把握しやすくなります。
8-3.運用を開始した後の見直し
運用が始まったあとも、任せきりにせず定期的に見直すことが重要です。応募数や面接数、採用数などのデータをもとに、採用代行会社と定例ミーティングをおこない、課題や改善点を共有します。
求人内容や選考プロセスに改善の余地があれば、その都度調整していきます。こうした継続的な見直しを重ねることで、認識のズレを早めに修正でき、採用代行のメリットを最大限に引き出せます。
9.まとめ
採用代行とは、採用業務の一部または全部を外部の専門会社に委託できるサービスです。
母集団形成から選考運営、内定後フォローまで幅広く任せられ、工数削減やノウハウの補完、母集団形成の質の安定といったメリットが期待できます。
一方で、社内にノウハウが残りにくい、認識のズレが起きやすいといった注意点もあります。
大切なのは、すべてを丸投げするのではなく、「まず何を外に出すべきか」を見極めることです。
負担の大きい求人広告運用などから部分的に委託し、効果を確かめながら範囲を広げていけば、無理なく採用活動を前に進められるでしょう。
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この記事を書いた人
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